Tilbake til en trygg arbeidsplass: en oppsummert veileder

Der de fleste offentlige etater, samt noen i privat sektor, har måttet være i drift under koronavirusutbruddet er det for mange kontorvirksomheter en helt ny situasjon.

Det er store forskjeller på kontorarbeidsplasser og derfor bør alle ta hensyn til de forholdene som finnes spesielt hos seg. Igjen er risikovurdering et nyttig hjelpemiddel for å skaffe oversikt over potensiell risiko.

Arbeidstilsynet har sammen med NHO og LO utarbeidet ett sett med felles råd for tilbakeføring til kontoret:

• Ansatte i risikogruppe eller med familiemedlemmer i risikogruppe for covid-19 bør få tilrettelagt for hjemmekontor dersom det er behov. Det bør gjøres særskilte risikovurderinger for arbeidsoppgaver som medfører mye kontakt med andre personer.
• Ansatte med mistanke om smitte eller som er i hjemmekarantene eller hjemmeisolasjon skal jobbe på hjemmekontor.
• Ansatte som blir syke på jobb må umiddelbart holde avstand til andre og reise hjem (unngå kollektivtransport). Den syke plikter i henhold til Smittevernloven, kapittel 5 å informere leder om symptomer, hvilke områder som bør desinfiseres og bidra til smittesporing.
• Ansatte som må bruke kollektivtransport kan om mulig jobbe utenom rushtiden for å minske tettheten av passasjerer.
• Kontorområdet må være tilrettelagt slik at det er enkelt å holde avstand på minst en meter (helst to). Dersom det er mange ansatte i ett kontorlandskap er det mange som har god erfaring med å innføre en rulering på hvilke dager man jobber på kontoret og hjemme.
• Åpne kontorlandskap krever at de ansatte har faste plasser, helst med to meters avstand.
• Cellekontor krever regelmessig lufting, om mulig gjennom åpne vinduer. Lukk døren for å minske smitterisiko.
• Ventilasjon for hvert kontorområde bør holdes i gang største delen av døgnet. Det er også en anbefaling om at temperaturen senkes dersom relativ luftfuktighet ligger under 30 prosent i sommerhalvåret og 20 prosent vinterstid.
• Fysiske møter bør kun holdes dersom ikke det blir for stor tetthet i møterommet. Vurder om et videomøte kan fungere selv om dere sitter på samme kontorområde. Møtedeltakerne skal kunne dokumenteres med tanke på eventuelt behov for smittesporing.
• Renhold bør kartlegges og risikovurderes. Dersom det benyttes et eksternt renholdsfirma, undersøk hvor hyppig rengjøringen skjer og vurder om dette er hyppig nok for deres situasjon. Det er også arbeidsgivers ansvar å påse at det benyttes riktige rengjøringsmidler og at alle berørte steder, som dørhåndtak, låser, skrivebord, kjøkken og toaletter, blir vasket.
• Garederobe og toaletter er smarte steder for å henge opp informasjonsplakater om viktigheten av hoste- og håndhygiene. På toalettene må det alltid være tilstrekkelig med såpe, engangs papirhåndklær, håndlotion og søppelbøtter.
• Hvis virksomheten har kantine:
  • Heng opp informasjonsplakat om viktigheten av hoste- og håndhygiene (FHI).
  • Begrens antall personer som spiser samtidig, for eksempel ved å 
    • rullere på bruk av kantine mellom ansatte, eller
    • spre lunsjen over et større tidsintervall, for å samle færre av gangen
  • Sørg for at ansatte sitter med distanse (minst en meter, helst to)
  • Hvis kantinen har selvbetjening, bør den kun ha tildekkede porsjonspakninger.
  • Sikre at kantinepersonell har opplæring i og innfører hensiktsmessige hygienerutiner og renhold (inkl. bruk av hansker ved tilberedning).
• Hvis virksomheten har kjøkkenkrok i kontorområdet må arbeidsgiver påse at det kartlegges/risikovurderes hvor mange som rengjør kjøkkenet: for eksempel hvilke rengjøringsmidler som brukes, behov for bruk av engangshansker, hyppigheten av renhold og hvilke berøringspunkter som skal vaskes.

Som punktene over viser er det mye å ta hensyn til. Heldigvis finnes det digitale HMS-løsninger som enkelt gjør det mulig å opprette og dele sjekklister, gjennomføre risikovurdering og holde kommunikasjonen med de ansatte og ikke minst – dokumentere at alt gjøres i henhold til både loven og for de ansattes beste.

Visste du at EcoOnlines HMS-programvare er oppdatert med spesialtilpassede sjekklister for å legge til rette for å ivareta sikkerheten og få kontroll på risiko under koronasituasjonen? Klikk i lenken under og book et møte med oss for å lære mer!

Plikter og krav ved hjemmekontor

Selv om stadig flere velger å returnere til sine arbeidsplasser er det fortsatt mange som av ulike årsaker velger å jobbe hjemmefra.

For å sikre at helse, miljø og sikkerheten på arbeidsplassen overholdes, er det viktig å sørge for at det implementeres gode rutiner for risikovurdering.

Under normale omstendigheter ville det være retningslinjene nedfelt i «Forskrift om arbeid i arbeidstakers hjem §1» som gjelder for hjemmekontor, men unntaket i denne forskriften er at den ikke er gjeldende dersom situasjonen rundt hjemmearbeid anses som kortvarig eller tilfeldig.

Vil det si det samme som at man står uten plikter i den spesielle situasjonen vi nå befinner oss?

Til slutt noen tips fra en "hjemmekontor-veteran":

• Stå opp tidlig og til vanlig tid, som om du skulle ut på jobb. Å fortsette morgenrutinen kan hjelpe produktiviteten og fremme en slags normalitet.
• Kle deg som om du skulle gå på kontoret, føl deg presentabel i tilfelle en videokonferanse.
• Hvis du som mange, må kombinere både hjemmekontor og omsorgen for barn, del opp dagen og skap forutsigbarhet for både barna og kollegaene dine.
• Planlegg arbeidsdagen din med pauser på forhånd. Det er viktig å innføre en tydelig «åpningstid» også for hjemmekontoret!
• Sørg for å gjøre lunsjpausen til dagens lille høydepunkt - ikke spis ved skrivebordet!
• Hold arbeidsplassen din ren og organisert
• Lag en oppgaveliste for uken og en for hver dag for å sikre at du holder fokus

Lykke til!