Hva er stoffkartotek?

Et stoffkartotek er en samling av sikkerhetsdatablad og informasjonsblad for farlige kjemikalier som brukes eller dannes i virksomheten. Her kan du lese hvorfor det er viktig med stoffkartotek og hva du er pliktig til å gjøre.

Kapittel 1

Hva er et stoffkartotek?

Et stoffkartotek er ganske enkelt forklart en samling av viktig informasjon på de farlige kjemikaliene som kan forekomme på arbeidsplassen. Dette kan også være kjemikalier som vaskemidlene man benytter på kjøkkenet, støv som dannes i en arbeidsprosess eller biologiske faktorer som f.eks. koronasmitte eller andre virus, bakterier eller parasitter.

Det er svært viktig for sikkerheten på arbeidsplassen at arbeidstakerne får opplæring i og setter seg inn informasjonen som blir beskrevet i denne dokumentasjonen.

På arbeidsplassen kan en arbeidstaker bli utsatt for en rekke helsefarlige kjemikalier. Eksponering vil også kunne forekomme ved lagring og oppbevaring da dette innebærer at kjemikaliene må plasseres på lager, tas ut av lager, flyttes internt osv. Det er derfor viktig at du kjenner til hvilke farer som er forbundet med eksponering for disse kjemikaliene og at du vet hvordan du kan beskytte deg.

Kapittel 2

Innholdet i stoffkartoteket

Kapittel 2 i forskrift om utførelse av arbeid beskriver krav til stoffkartotek i virksomheten:

«Arbeidsgiver skal opprette stoffkartotek for de farlige kjemikaliene som kan medføre helsefare, deriblant de som dannes under prosesser i virksomheten. Stoffkartoteket skal opprettes før de farlige kjemikaliene dannes, fremstilles, pakkes, brukes eller oppbevares i virksomheten.»

Stoffkartoteket skal inneholde sikkerhetsdatablad for alle kjemikaler som er omfattet av artikkel 31 i REACH forordningen i tillegg til informasjonsblad for helsefarlig biologisk materiale og farlige kjemikalier som ikke omfattes av REACH, som f.eks. støv og røyk.

Dine 6 plikter til dokumentasjon av farlige stoffer og kjemikalier

REACH er en forordning om registrering, vurdering, godkjenning og begrensning av kjemikalier som gjelder for hele EU/EØS, og som vi har tatt inn i Norge som en egen forskrift. Vedlegg II til REACH beskriver hvordan sikkerhetsdatabladet skal utformes og hvilken informasjon det skal inneholde.

Et sikkerhetsdatablad er et dokument som inneholder viktig informasjon om kjemikaliets iboende egenskaper og farer, og hva du skal gjøre for å beskytte seg selv og andre når du bruker og oppbevarer kjemikalet. Der kan man blant annet finne informasjon om verneutstyr, førstehjelpsinstrukser ved uhell, og hvordan avhende produktet på en trygg måte.

Informasjonsbladet skal inneholde informasjon som navn, sammensetning, opplysninger om leverandør, fysikalske, kjemiske og helseskadelige egenskaper, toksikologiske data, risikomomenter, evt. smittefare for biologiske materiale, forebyggende vernetiltak og førstehjelpsbehandling.

Sikkerhetsdatabladene inneholder mye viktig informasjon, men for å gjøre den viktigste informasjonen lett tilgjengelig for arbeidstakere kan et verneblad være svært nyttig. Vernebladet har hentet ut den viktigste informasjonen som faremerkingen, verneutstyr førstehjelpstiltak og tiltak ved brann – og kan brukes som oppslag på arbeidsstedet for enkel tilgang for de ansatte.

Kaptittel 3

Kartlegging og vurdering av risiko på arbeidsplassen

Informasjonen i stoffkartoteket er et viktig utgangspunkt for å kartlegge og vurdere risiko på arbeidsplassen, slik at man kan utarbeide gode rutiner og en effektiv handlingsplan med de nødvendige vernetiltakene for sikker kjemikaliehåndtering. Kartlegging av risiko og risikovurdering er beskrevet i flere regelverk som omhandler arbeidsmiljøet, som internkontrollforskriften §5, forskrift om utførelse av arbeid §3-1, forskrift om organisering, ledelse og medvirkning kapittel 7 og arbeidsmiljøloven kapittel 3. Felles for alle disse regelverkene er kravet om at farer og problemer skal kartlegges og risikovurderes med det formål å utarbeide handlingsplaner som reduserer risiko og sikrer trygge arbeidsplasser. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og må dokumenteres.

For kjemikalier som kan utgjøre fare for helse eller miljøet skal virksomheter vurdere om disse kan erstattes med andre kjemikalier eller prosesser som er mindre farlige. Denne substitusjonsplikten er beskrevet i arbeidsmiljøloven §4-5 og produktkontrolloven §3, og skal også dokumenteres som en del av internkontrollen.

I noen tilfeller er det nødvendig å føre et register over eksponerte arbeidstakere i virksomheten, jfr. Forskrift om utførelse av arbeid kapittel 31, og også her er informasjonen i sikkerhetsdatabladet veldig viktig.

Skader forbundet med eksponering for kjemikalier kan oppstå straks etter eksponeringen, f.eks. med etsende kjemikalier som vil forårsake akutte forbrenninger på huden. Men skader kan også oppstå lenge etter at man har sluttet å bruke kjemikaliet. Dette kan være f.eks. kreft eller skader i luftveiene som følge av innånding av farlige kjemikalier. Av denne grunn må sikkerhetsdatabladene som ikke lenger er i bruk oppbevares i et arkiv for ettertiden i minst 10 år. Opplysninger om arbeidstakere som har blitt eksponert for kreftfremkallende eller mutagene kjemikalier og bly skal oppbevares i minst 60 år.

Behov for eksponeringsregister, substitusjon og vernetiltak gjøres gjennom risikovurderingen av kjemikaliene. I en risikovurdering må man ta utgangspunkt i de iboende egenskapene til produktet og gjøre en vurdering av faren for at arbeidstakere eller andre som befinner seg i nærheten skal bli eksponert for kjemikaliene ved å se på hvordan produktene brukes på arbeidsplassen og mengdene som blir brukt og oppbevart. En risikovurdering tar utgangspunkt i følgende tre spørsmål

  • Hva kan gå galt?
  • Hva kan vi gjøre for å forhindre dette?
  • Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene dersom det skjer?

Vurdering av risiko på arbeidsplassen er en kontinuerlig prosess der man må gjøre jevnlige kartlegginger og vurderinger av farene som kan oppstå på arbeidsplassen. De må særlig oppdateres straks det skjer endringer i kjemikaliet, måten man bruker kjemikaliet eller andre forhold på arbeidsplassen som vil kunne påvirke risikoen forbundet med de aktuelle kjemikaliene. Risikovurderingen skal også ta hensyn til blant annet antall mennesker som kan bli eksponert, hvordan man blir eksponert samt hvor lenge og hvor ofte og om det har oppstått skader, sykdommer eller uhell/nesten uhell tidligere.

For å ha et riktig risikobilde og en mest mulig effektiv handlingsplan i virksomheten må stoffkartoteket holdes oppdatert til enhver tid. Dette krever samarbeid og koordinering med innkjøp av kjemikalier slik at stoffkartoteket kan oppdateres straks et nytt kjemikalie blir kjøpt inn. Leverandører av kjemikalier er pliktet til å stille til rådighet et sikkerhetsdatablad på det språket i det landet der produktet skal markedsføres. Det «å stille til rådighet» er en aktiv handling der man skal sende sikkerhetsdatabladet med produktet til den som kjøper det. Å legge det på nettsidene sine er ikke en aktiv handling i denne sammenhengen. Leverandør er også pliktet til å oppdatere sikkerhetsdatabladene for sine produkter straks det skjer endringer i kjemikaliets sammensetning eller når det skjer endringer i regelverkene som gjelder for innholdet i sikkerhetsdatabladet – dette kan være endringer som grenseverdier for eksponering på arbeidsplassen, fareklassifiseringen av kjemikaliet eller at det har kommet nye krav til hva slags informasjon sikkerhetsdatabladet skal inneholde, f.eks. informasjon om hormonforstyrrende egenskaper som er et nytt krav for sikkerhetsdatablader.

Kapittel 4

Tilgang til stoffkartoteket

Arbeidstakere må ha tilgang til stoffkartoteket og gjøre seg kjent med innholdet i det, og dermed må arbeidsgiver sørge for at alle arbeidstakere har tilgang til stoffkartoteket som gjelder for sine arbeidsområder. I tillegg må arbeidstakerne få tilstrekkelig opplæring i stoffkartotekets hensikt, innhold og hvordan informasjonen der skal brukes.

Arbeidsgiver skal iht. forskrift om utførelse av arbeid sørge for at arbeidstaker og verneombud får opplæring om de farlige kjemikaliene og biologiske faktorer som forekommer eller som arbeidstakerne kan bli eksponert for på arbeidsplassen, risikoen forbundet med dem, hvilke grenseverdier som gjelder, bruk av stoffkartoteket, risikovurderingen som er uført, hvordan arbeidsutstyr skal brukes, de nødvendige vernetiltakene og hvordan håndtere driftsforstyrrelser og nødsituasjoner.

EcoOnline sin løsning for stoffkartotek Chemical Manager kan også lastes ned som mobil app, som gjør at arbeidstakerne til enhver tid, også når de ikke har mobildekning, kan ha tilgang til informasjonen i stoffkartoteket via mobil eller nettbrett.

Kapittel 5

Kom i gang med stoffkartotek

For å komme i gang med å etablere et stoffkartotek må du aller først skaffe deg oversikt ved å kartlegge hvilke kjemikalier virksomheten har. Deretter må du sørge for å ha oppdatert informasjon på kjemikaliene i virksomheten din, og kontakte leverandørene til de kjemikaliene du mangler sikkerhetsdatablad på for å få de tilsendt. Det er viktig å merke seg at informasjonen i stoffkartoteket skal være på norsk, så pass på å be om å få de aktuelle sikkerhetsdatabladene på norsk. Dersom leverandøren ikke vil eller kan sende sikkerhetsdatabladene på norsk kan du ta kontakt med EcoOnline support så hjelper vi deg med å løse det.

For arbeidstakere som ikke behersker norsk skal arbeidsgiver sørge for at det blir gitt tilstrekkelig skriftlig informasjon og opplæring ut fra opplysningene i stoffkartoteket. Da kan det være hensiktsmessig at stoffkartoteket inneholder informasjon på det aktuelle språket, eller at det blir utarbeidet skriftlige arbeidsinstrukser som inneholder de viktigste opplysningene om kjemikaliene.

EcoOnline kan også være behjelpelige med å kartlegge deres kjemikalier, opprette stoffkartotek, gjennomføre risiko- og substitusjonsvurderinger, vurdering av tiltak og gjøre en generell vurdering av kjemikaliehåndteringen hos dere.

Mer informasjon om krav til stoffkartotek, sikkerhetsdatablader og informasjonsblad, risikovurdering, register over eksponerte arbeidstakere og substitusjonsplikten kan man finne de aktuelle regelverkene i Lovdata, eller man kan besøke Arbeidstilsynet sine nettsider.


Spørsmål om stoffkartotek

Er stoffkartotek et lovkrav?

Et oppdatert stoffkartotek er selve nøkkelen for å lykkes med et systematisk HMS-arbeid. Arbeidsgivere i virksomheter som framstiller, pakker, bruker eller oppbevarer helsefarlige kjemikalier er ansvarlige for at det opprettes stoffkartotek, og for at stoffene risikovurderes.

Hos arbeidstilsynet ligger krav om stoffkartotek som er forankret i §4-5 i Arbeidsmiljøloven. I forskriften er det beskrevet at man skal opplyse om kjemikalienes fysiske, kjemiske og helseskadelige egenskaper. Opplysninger om forebyggende vernetiltak og førstehjelpsbehandling skal være lett å finne, fortrinnsvis i et kjemikalieregister.

Men, motivet for å ha et stoffkartotek er ikke bare fordi det er pålagt ved lov. Et oppdatert og lett tilgjengelig kartotek gjør deg og din arbeidsplass til et trygt sted å være. Med full kontroll på virksomhetens kjemikalier får du raskt oversikt over risiko, og dermed også muligheten til å redusere den.

Sjekk enkelt opp med lovkrav hos lovdata rundt elektronisk stoffkartotek og kjemikalieforskriften her: forskrift om utførelse av arbeid 2-1. Krav om stoffkartotek

Må man ha et digitalt eller elektronisk stoffkartotek?

Dagens regelverk for dokumentasjon av kjemikalier er det mest omfattende i EUs historie.

Kravet til stoffkartotek og hva dokumentasjonen skal inneholde kan resultere i at et enkelt dokument ofte kan omfatte flere hundre sider. I tillegg kommer kravet om hvordan dokumentasjonen skal oppbevares.

Tiden da man bare kunne oppbevare kjemikaliedokumentasjonen i en ringperm, er forbi. Det er umulig i dag å ivareta sikkerheten til de ansatte og følge loven uten et digitalt stoffkartotek.

Les mer om vår digitale løsning for kjemikaliehåndtering og stoffkartotek, Chemical Manager.

Hvilke krav stilles til et stoffkartotek?

  1. Stoffkartoteket skal være lett forståelig og alle arbeidstakere skal ha enkel tilgang til stoffkartoteket
  2.  
  3. Informasjonen i stoffkartoteket skal være gitt på norsk, men stoffkartoteket skal være tilgjengelig også for ikke-norskspråklige arbeidstakere
  4.  
  5. Alle kjemikalier i stoffkartoteket skal være risikovurdert knyttet til bruk på hver lokasjon
  6.  
  7. Stoffkartoteket skal være oppdatert
  8.  
  9. Det stilles også krav til informasjonsblad for øvrige kjemikalier (som oppstår under arbeidsprosess, eller som man blander selv) og for farlig biologisk materiale (for eksempel ulike typer virus og bakterier).

Finnes det noen gode tips om stoffkartotek?

  1. Det er viktig at stoffkartoteket er forståelig for alle. Lag derfor synonymer til stoffer som har vanskelige navn slik at alle i bedriften vet hvilket stoff det er. For eksempel bruk synonymet «neglelakkfjerner» i stedet for «aceton 20% løsning artikkelnummer 10020…»
  2.  
  3. Jobb målrettet! Finn gode ambassadører og forklar HVORFOR det er viktig å ha et godt stoffkartotek, HVA det skal brukes til og HVORDAN stoffkartoteket skal brukes.
  4.  
  5. Rydd stoffkartoteket - husk å alltid legge til nye kjemikalier arbeidsplassen begynner å bruke og arkiver informasjon om kjemikalier som ikke finnes på arbeidsplassen lenger. Dette gir mindre rot og raskere informasjon. Det kan også bygges opp en stoffkartotek mal som er lett og jobbe med videre også under revisjoner.

Hvem kan hjelpe meg med stoffkartotek?

Få jobben gjort sammen med EcoOnline - vi hjelper deg å bygge stoffkartoteket ditt og sørger for en årlig oppfølging av mål og revisjon/statusrapport. Du vil få stoffkartoteket enkelt tilgjengelig på nett, samtidig også via vår stoffkartotek app. Du får også en dedikert kontaktperson hos EcoOnline.

 
  • Woman doctor smiling and looking to the camera while a medical team is working
    "Med EcoOnline har Oslo Universitetssykehus full kontroll på kjemikaliene sin. Stoffkartoteket er veldig enkelt og oversiktlig!"
    Oslo universitetssykehus_transparent

    Hanne Johnsen

    Oslo Universitetssykehus

  • Student girl with trainer working on computer and tablet-1
    "Vi er godt fornøyd med samarbeidet vi har hatt med EcoOnline og vi er stolt og trygg på at løsningen vi har valgt er sikker!".
    NTNU hovedlogo_eng (002)

    Gunn Torill Wikdal

    NTNU: HMS-koordinator ved Institutt for kjemisk prosessteknologi

  • power line
    "Vi har benyttet EcoOnline i over ti år. Det er vanskelig å forestille seg i dag at vi en gang hadde stoffkartotek i permer. Det var svært tidkrevende og var ikke alltid oppdatert."
    E-co-Energi

    E-CO

Kom i gang med håndtering av sikkerhetsdatablad

Avtal en demo med en av våre konsulenter for å diskutere digitalisering og håndteringen av kjemikalier med EcoOnline. Eller klikk for å lese mer om løsningen vår.

Book et møte Les mer
NO_5-1000x1000

Mads Michael Elmar Swann

Sales Director, EcoOnline